GOpus® eInvoice Glossar

Um eine E-Rechnung über das Peppol zu versenden oder zu empfangen, wird ein zertifizierter Zugangspunkt, ein sogenannter Peppol-Access-Point, benötigt. Über unseren zertifizierten Access-Point ecosio können nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Liefer- und Zahlungsavise etc. mit öffentlichen Einrichtungen und privaten Unternehmen national wie auch international elektronisch ausgetauscht werden.

Die elektronische Rechnung ist in der EU-Richtlinie 2014/55/EU und national im E-Government Gesetz und in der E-Rechnungsvorordnung gesetzlich verankert. Laut Definition muss die E-Rechnung zwei Bedingungen erfüllen:

• Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
• das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung

In welchem Format die E-Rechnung hierbei gesendet wird, ist gesetzlich irrelevant. Neben PDFs können auch Bilddateien (.jpg, .gif, .bmp) die Vorgaben einer E-Rechnung erfüllen, solange Sie elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Durch den Versand von E-Rechnungen werden zahlreiche Kosten im Unternehmen gespart, wie etwa Personalkosten, Lagerkosten (Einsparung von Lagerflächen zur Archivierung) und geringe Kosten für z.B. Porto, Papier und Druckertinte. Außerdem sorgt die E-Rechnung für eine höhere Liquidität, da durch die schneller Zustellung der Rechnung auch eine schnellere Begleichung erfolgt.

Folgende E-Rechnungsformate sind in den Ländern gängig und mit unserer E-Invoicing Lösung realisierbar:

• Deutschland: ZUGFeRD (B2B/B2G); XRechnung Deutschland (B2G)
• CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) Mexiko (B2B/B2G)
• SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) Spanien (B2G)
• Facturae Spanien (B2G)
• DEMAT (EDI COMPLET) Frankreich (B2B)
• Chorus Pro Frankreich (B2G)
• FatturaPA (Sistema di Interscambio, SDI) Italien (B2G/B2B)
• Peppol Europa (B2G)
• ebInterface Österreich (B2G)
• NAV Ungarn (B2T)

Nach dem deutschen E-Rechnungsgesetz gelten hierzulande folgende Fristen für die Einführung der E-Rechnung mit dem Standard XRechnung:

• 27.11.2018: Umsetzungsfrist für den E-Rechnungsempfang für die obersten Verfassungsorgane und Bundesbehörden
• 27.11.2019: Umsetzungsfrist für alle anderen Bundesbehörden
• 18.04.2020: Umsetzungsfrist für alle anderen Behörden, Länder und Kommunen
• 27.11.2020: Verpflichtung der Lieferanten des Bundes und des Landes Bremen, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu verschicken

Hier können Sie sich über die jeweiligen Umsetzungsfristen der Bundesländer informieren.

Hybride Rechnungen sind durch das ZUGFeRD-Format etabliert worden. Sie bieten eine visuelle Darstellung der Rechnungen als PDF, in der die strukturierten Rechnungsdaten in Form einer XML-Datei eingebettet sind.

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Die Leitweg-ID, sie wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail– bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• optional: Auftrags- und Bestellnummer

E-Rechnungen inkl. sämtliche Belege müssen genau wie Rechnungen in analoger Form 10 Jahre aufbewahrt werden.

Entwickelt wurde das Format XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Die Leitweg-ID ist Bestandteil jeder E-Rechnung und dient der eindeutigen Identifikation des öffentlichen Rechnungsempfängers/Auftraggebers. Sie kann auch für die Peppol-Adressierung genutzt

Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung ist

• der 27. November 2018 (für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes),
• der 27. November 2019 (für alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber) und
• der 18. April 2020 für die Länder.[10][11]

Ab dem 27. November 2020 ist die Erstellung von Rechnungen an diese Auftraggeber in elektronischer Form vorgeschrieben. Die Fristen der Bundesländer, ab welchem Termin E-Rechnungen verpflichtet werden, finden Sie hier: E-Rechnungspflichten

OZG-RE steht für Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Dies ist die Plattform für angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer.

Peppol ist ein Netzwerk zur Übermittlung von elektronischen Dokumenten. Es funktioniert wie ein Kommunikationsnetzwerk, indem Nachrichten sicher ausgetauscht werden können. Über Access Points wie beispielsweise ecosio können Unternehmen international B2B und B2G E-Rechnungen einreichen.

In Deutschland haben sich zwei Rechnungseingangsplattformen zur Einreichung elektronischer Rechnungen an Behörden (B2G) durchgesetzt: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, kurz ZRE, sowie die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform, kurz OZG-RE. Das ZRE wird von der unmittelbaren Bundesverwaltung, Verfassungsorganen und kooperierenden Bundesländer, das OZG-RE von angeschlossenen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie kooperierenden Bundesländern genutzt. Im B2B-Bereich ist Peppol das am meisten für den Austausch elektronischer Rechnungen genutzte Netzwerk.

Sollten Sie die SAP Service Faktura nutzen, ist das Versenden von E-Rechnungen mit unserer Lösung möglich. Weitere Infos zu der SAP Service Faktura finden Sie hier.

Fürs Tests zur Einreichung elektronischer Rechnungen können die Testumgebungen des ZRE (bund.de | Zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE)) und des OZG-RE (OZG-RE – Anmeldung (xrechnung-bdr.de)) genutzt werden. Gerne können Sie auch jederzeit eine Live Demo unserer E-Invoicing Lösung buchen, bei der wir das Senden einer E-Rechnung aus dem SAP simulieren.

UBL steht für Universal Business Language und bezeichnet einen XML-Standard, über die Vereinbarungen zur digitalen Datenstruktur der XML-Datei vergeben werden.

Die XRechnung ist ein XML-basierter Datensatz, der sich als deutscher Standard für die inhaltliche und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen etabliert hat.

Das ZUGFeRD-Format ist ein weiteres deutsches E-Rechnungsformat, de facto identisch mit dem französischen Factur-X: Es erlaubt die visuelle Darstellung als PDF/A-3. Diese PDF-Datei beinhaltet als Anhang die XRechnung.